Nu de resultaten van de evaluatie beschikbaar zijn, kunnen deze worden gerapporteerd en daarna gecommuniceerd worden. Ook zijn er verschillende vervolgacties die in gang gezet kunnen worden. Doorloop de volgende stappen om beter grip te krijgen op het rapporteren en communiceren van de uitkomsten:
1. Rapporteren van de resultaten
Nu de resultaten van de evaluatie beschikbaar zijn, kunnen deze worden gerapporteerd. Dit kan in een rapport, een website of andere weergave. Tips:
- Voeg een managementsamenvatting toe. Of het nu de eigen bewindspersoon, de Kamer of een andere doelgroep is: de meeste lezers zullen snel willen zien wat de belangrijkste punten uit de evaluatie zijn. Een evaluatierapport heeft daarom bijna altijd een managementsamenvatting.
- Overweeg een infographic. Wil je de belangrijkste bevindingen van je rapport nog aantrekkelijker weergeven? Laat een infographic maken. Infographics worden nu al met succes ingezet bij bijvoorbeeld Interdepartementale Beleidsonderzoeken en - bekend van ieder economielokaal - de Miljoenennota.
- Sta stil bij actieve openbaarmaking. In lijn met actieve openbaarmaking is het tegenwoordig gebruikelijk dat evaluaties openbaar gemaakt worden, ook als het rapporteren naar buiten niet expliciet het doel is geweest van de evaluatie.
2. Afronding en publicatie
In deze laatste stap wordt de evaluatie formeel afgesloten. Hier kunnen de volgende activiteiten plaatsvinden:
- Decharge van de evaluator.
- Voorleggen van de evaluatie aan een onafhankelijke deskundige.
- Opstellen van de beleidsreactie.
- Ontsluiten evaluatieresultaten (bijvoorbeeld via Rijksoverheid.nl en/of Tweede Kamer)
- In gang zetten van eventuele beleidsaanpassingen.
Decharge van de evaluator
Na afronding van de evaluatie en het opleveren van het eindrapport zit de taak van de (externe) evaluator er op. Als opdrachtgever kun je (eventueel) een afrondend gesprek voeren met de evaluator om terug te kijken op de uitvoering van de evaluatie: wat ging (minder) goed en wat kunnen we er van leren? Mogelijk neemt een (externe) evaluator zelf het initiatief voor het voeren van een dergelijk ‘exitgesprek’. Eventueel kun je nog wat toelichting geven over het vervolgtraject. Wat hier staat kan ook gelden voor de begeleidingscommissie van de evaluatie.
Rapport voorleggen aan onafhankelijke deskundige
Bij sommige evaluaties bestaat de verplichting om het evaluatierapport voor te leggen aan een onafhankelijk deskundige. Dit geldt bijvoorbeeld voor Periodieke Rapportages. De deskundige zal een schriftelijk oordeel geven over de kwaliteit van de evaluatie. De deskundige kan daarbij gebruikmaken van de criteria voor de kwaliteit van evaluaties. Het oordeel van een deskundige vormt een kwaliteitswaarborg voor de Tweede Kamer. Bij andere evaluaties is deze externe toetsing vaak niet aan de orde. Het is immers al een taak van de begeleidingscommissie om de kwaliteit van de evaluatie te waarborgen.
Toevoegen van een beleidsreactie en verzending naar de Tweede Kamer
Het definitieve evaluatierapport en (eventueel) een oordeel van een onafhankelijk deskundige worden voorzien van een reactie van de minister (of staatssecretaris als deze verantwoordelijk is) die over het beleid gaat. De verantwoordelijke minister geeft namens het gehele kabinet een reactie op de beleidsevaluatie. Daarom wordt deze ook in de ministerraad besproken en als Kamerbrief (met de evaluatie als bijlage) naar de Tweede Kamer gestuurd. Uiteraard geldt het toevoegen van een beleidsreactie alleen voor evaluaties die aan de volksvertegenwoordiging worden aangeboden. Dat zijn de evaluaties gericht op verantwoording. Voor veel andere evaluaties, bijvoorbeeld interne evaluaties en zelfevaluaties, geldt deze procedure niet.
Publicatie van rapport en uitkomsten
Evaluatierapporten die aan de Tweede Kamer worden aangeboden, of het nu beleidsdoorlichtingen of evaluaties van specifieke instrumenten betreffen, zijn altijd openbaar.
In gang zetten van eventuele beleidsaanpassingen
Het is mogelijk dat de reactie van het kabinet en/of de Tweede Kamer op een evaluatie leidt tot beleidsaanpassingen. Vanuit het verantwoordelijk departement kan dan het een en ander in gang worden gezet. Mogelijk ben je hier als opdrachtgever van de evaluatie niet direct bij betrokken, maar door dit in de gaten te houden, kun je wel het veld informeren (bijv. degenen die meegewerkt hebben aan de evaluatie). De activiteiten die hier kunnen plaatsvinden, zijn:
- Ontwikkelen van beleidsaanpassingen en de Tweede Kamer daarover informeren of laten besluiten. De vervolgstappen moeten bij een beleidsdoorlichting in beeld worden gebracht en ook deze moeten worden opgenomen in het jaarverslag van het verantwoordelijke ministerie en in beleidsbrieven.
- Voor eventuele beleidsaanpassingen kan een nieuwe beleidstheorie worden opgesteld of de bestaande beleidstheorie worden aangepast.
Bredere communicatie
Nu de formele stappen genomen zijn, is het ook mogelijk om de bredere doelgroep te informeren over de evaluatie en de voorgenomen aanpassingen.